5 ステップで整理の習慣を作る
主要フォルダを少数から始める
Finderで書類を開き、ファイルメニューから新規フォルダを選ぶかShift-Command-Nを押します。財務、仕事、個人、保管などから始め、少数の文書を入れて探しやすさを確かめてから残りを整理します。
スタックでデスクトップを見やすくする
デスクトップの空いている場所をControlキーを押しながらクリックし、スタックを有効にします。スタックを開いてファイルを確認し、種類、日付、タグ別に変更できます。表示をまとめる機能で、書類フォルダへ自動で移動するものではありません。
タグとスマートフォルダで場所をまたいで探す
Finderでファイルを選び、タグボタンから顧客名や案件名を付けます。検索を保存するにはファイルメニューから新規スマートフォルダを選び、検索範囲を指定して+でPDFなどの条件を追加します。保存時にサイドバーへ追加でき、元のファイルは移動しません。
ダウンロードを自動整理する
読み取れる文書をテストフォルダにコピーします。OCDifyで選択し、最大4つの分類を説明してOrganize Filesを実行します。Historyと取り消しを確かめてからダウンロードを選び、Auto-organize New Filesを有効にします。Smart RenameとローカルOCRにはフル機能が必要です。
週に一度見直す
未分類のファイルと変更履歴を約 5 分確認し、誤った振り分けを直します。分類の説明やルールも調整します。重要なファイルはバックアップし、取り消しの期限内に結果を確認してください。
すぐに使えるフォルダ構成の例
作業中の文書は取り出しやすい場所へ、完了した案件は保管フォルダへ移します。Finderで手動整理する例であり、OCDifyがこの階層を再帰的に整理するわけではありません。
| フォルダ | 入れるもの |
|---|---|
| 財務 | 請求書、領収書、支払いの文書 |
| 仕事 | 進行中の案件ごとにサブフォルダを作成 |
| 個人 | 個人や家庭の文書 |
| 保管 | 完了した案件を年別に整理 |
ダウンロードから始める理由
メールの請求書、チャットの依頼書、スマートフォンのスキャンなどが最初に入る場所です。document (3).pdf や untitled.docx のような名前がたまると、手作業の振り分けも遅くなります。新しいファイルが入り続けるこのフォルダから自動化すると、繰り返し作業を減らせます。
自動化ツールを選ぶ
振り分け条件を厳密に説明できるなら Hazel のようなルール型ツールが向いています。文書が多様で内容による分類を使いたいなら OCDify のローカル AI を試せます。機密文書を扱う前に、分析場所、アクセス範囲、復元方法を確認してください。
無料版には利用期限がなく、一度に選択した 1 フォルダと最大 4 分類を使用できます。手動・自動整理、分類の説明、メディア分類、履歴と取り消しが含まれ、使用するフォルダは切り替えられます。アプリ内でフル機能を一度購入すると、フォルダ数と分類数の制限がなくなり、スマートリネームの提案を適用できます。サブスクリプションはありません。地域ごとの価格は App Store で確認できます。 フル機能にはスキャン PDF と画像のローカル OCR も含まれます。
明示的に選んだ元フォルダの直下にあるファイルだけを整理し、既存のサブフォルダ内は処理しません。変更履歴は直近 7 日間保存され、移動と名前変更を個別に、または両方まとめて取り消せます。取り消すには、整理後に記録されたパスとファイル名が維持されている必要があります。復元先に同名ファイルがある場合は、上書きせず取り消しを拒否します。
よくある質問
散らかったダウンロードを早く整理するには？
追加日で並べ、不要なインストーラと自分で確認した重複ファイルを見直してから、残りを整理ツールで振り分けます。 OCDify は既存ファイルの手動整理と新着ファイルの監視に対応し、7 日間の変更履歴を保存します。 OCDify 1.5.0 では内容が完全に一致するファイルを確認し、残すコピーを選んでから、確認後に余分なコピーをごみ箱へ移せます。
macOS に標準のファイル整理機能はありますか？
Finder にはデスクトップのスタック、スマートフォルダ、タグがあります。まとめて表示したり探したりする機能で、分類フォルダへ自動で移動するものではありません。
フォルダはいくつ作ればよいですか？
覚えやすい主要フォルダを 4〜6 個作り、必要に応じてサブフォルダを追加します。OCDify 無料版の分類は最大 4 個で、フル機能を購入すると制限がなくなります。